MIA — Mail Intelligence Assistant
MIA

MIA — Mail Intelligence Assistant

la MIA segretaria digitale, da oggi anche tua.

MIA è la segretaria digitale di Sinergie Due Zero Uno per la gestione intelligente della posta aziendale.

Legge, classifica e organizza le email in arrivo sulle caselle condivise, le archivia nelle cartelle corrette, le assegna ai referenti competenti e invia report e promemoria per evitare dimenticanze, ritardi e dispersione delle informazioni.

Richiedi una demo
Il problema

Molte aziende ricevono ogni giorno richieste importanti su caselle condivise come info@, amministrazione@, commerciale@, assistenza@ o segreteria@. Il problema è che spesso:

  • le email vengono lette in ritardo
  • non è chiaro chi deve gestire la richiesta
  • i messaggi vengono inoltrati manualmente
  • alcune comunicazioni restano senza risposta
  • le caselle condivise diventano disordinate
  • mancano report sulle email gestite
  • non esiste uno storico chiaro delle assegnazioni
  • nessuno ricorda agli operatori le email ancora aperte
Cosa fa MIA
  • prende in carico le email in ingresso, le legge, le classifica e le organizza
  • le assegna al referente corretto secondo regole configurabili
  • archivia le comunicazioni nelle cartelle corrette
  • invia report giornalieri sulle attività svolte
  • ricorda agli operatori le email ancora da gestire

Funzionalità standard disponibili senza sviluppo su misura

Lettura caselle condivise

  • monitoraggio di una o più caselle aziendali
  • lettura delle email in ingresso
  • rilevazione del mittente
  • rilevazione dell'oggetto
  • rilevazione del contenuto principale
  • identificazione degli allegati
  • distinzione tra email nuove e già gestite
  • gestione di caselle generiche come info@, commerciale@, amministrazione@, assistenza@

Classificazione delle email

  • classificazione per argomento
  • classificazione per mittente
  • classificazione per area aziendale
  • classificazione per parole chiave
  • classificazione per urgenza
  • classificazione per tipologia di richiesta
  • distinzione tra comunicazioni commerciali, amministrative, operative o di assistenza
  • identificazione di messaggi non pertinenti o da verificare manualmente

Archiviazione e organizzazione

  • archiviazione nelle cartelle corrette
  • ordinamento delle email per categoria
  • separazione delle richieste già gestite da quelle aperte
  • mantenimento dello storico delle email trattate
  • classificazione delle comunicazioni ricorrenti
  • supporto alla riduzione del disordine nelle caselle condivise

Assegnazione ai referenti

  • assegnazione della email al responsabile corretto
  • assegnazione per area aziendale
  • assegnazione per cliente o mittente
  • assegnazione per argomento
  • assegnazione per urgenza
  • assegnazione manuale in caso di dubbio
  • notifica al referente
  • storico delle assegnazioni

Promemoria e follow-up

  • rilevazione delle email ancora da gestire
  • promemoria ai referenti
  • segnalazione delle email ferme
  • reminder giornalieri o periodici
  • evidenza delle comunicazioni non prese in carico
  • supporto alla riduzione dei ritardi di risposta

Report giornaliero

  • riepilogo delle email lette
  • riepilogo delle email classificate
  • riepilogo delle email assegnate
  • elenco delle email ancora aperte
  • elenco delle email critiche o urgenti
  • report per responsabili
  • report per direzione o segreteria

Dashboard e controllo

  • numero di email ricevute
  • email per categoria
  • email per referente
  • email aperte
  • email gestite
  • email in ritardo
  • richieste urgenti
  • attività svolte dalla segreteria digitale
  • storico delle assegnazioni

Cosa è configurabile

Configurabile senza sviluppo su misura
  • caselle email da monitorare
  • categorie di classificazione
  • cartelle di archiviazione
  • parole chiave
  • referenti e uffici
  • regole di assegnazione
  • livelli di urgenza
  • frequenza dei report
  • destinatari dei report
  • tempi dei promemoria
  • modelli di notifica
  • criteri di escalation
Può richiedere un'evoluzione dedicata
  • integrazioni profonde con gestionali o CRM
  • regole documentali molto specifiche
  • classificazioni basate su logiche aziendali complesse
  • gestione avanzata di allegati strutturati
  • archiviazione in sistemi documentali proprietari
  • integrazioni con ticketing o workflow esterni

Benefici principali

meno email dimenticate

tempi di presa in carico più rapidi

maggiore ordine nelle caselle condivise

assegnazione più chiara delle responsabilità

migliore controllo sulle comunicazioni aziendali

riduzione del lavoro manuale di smistamento

promemoria automatici sulle email ancora da gestire

report giornaliero delle attività svolte

Casi d'uso tipici

aziende con caselle info@ molto utilizzate

uffici amministrativi che ricevono molte comunicazioni

reparti commerciali che ricevono richieste da clienti e prospect

società di servizi con molte email operative

aziende che vogliono ridurre lo smistamento manuale

organizzazioni che vogliono maggiore controllo sulle comunicazioni condivise

MIA è la segretaria digitale che legge, organizza e assegna la posta aziendale. Classifica le email, le archivia nelle cartelle corrette, le invia ai referenti competenti e produce report e promemoria per evitare dimenticanze, ritardi e dispersione delle informazioni.

Contattaci